Tapahtumajärjestäjän ohjeet

Helsinki-päivän ohjelmaan ovat tervetulleita kaikille avoimet ja maksuttomat tapahtumat eri puolilla Helsinkiä, jotka toteutuvat 12.6.2025. Toivomme Helsinki-päivän tapahtumiksi mahdollisimman laajasti erilaisia helsinkiläisiä puhuttelevia tapahtumia. Poliittiset ja uskonnolliset sisällöt eivät sovi Helsinki-päivään.

Tapahtuman järjestäjä vastaa itse tapahtuman toteutuksesta, tarvittavista luvista ja ilmoituksista sekä turvallisuudesta, mukaan lukien terveysturvallisuus.

1. Tutustu Helsingin kaupungin tapahtumajärjestämisen ohjeisiin täällä.

2. Suunnittele tapahtumasi vastuulliseksi. Ohjeet täällä.

3. Luo tapahtuma Helsinki-päivän sivustolle
Luo tapahtuma Helsinki-päivän sivustolle viimeistään 10.6.2025. Täytä kaikki lomakkeen kentät tarkasti.

4. Tarkista, että sivustolle jättämäsi tapahtuman tiedot ovat oikein
Tapahtumat julkaistaan sivustolla moderoinnin jälkeen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi toukokuun aikana. Mitä aikaisemmin tapahtuma ilmoitetaan, sitä nopeammin se julkaistaan. Kaikki 10.6. mennessä ilmoitetut tapahtumat julkaistaan ennen Helsinki-päivää.

Tapahtumatietoja voi päivittää saman verkkolomakkeen kautta, mutta muutokset kannattaa tehdä mahdollisimman ajoissa. 11.6. jälkeen tietoja ei voi enää muokata.

12.5. jälkeen ilmoitettujen tapahtumien järjestäjät huolehtivat itse kielikäännöksistään (suomi, ruotsi, englanti). Ennen 12.5. ilmoitetut tapahtumat voivat päästä mukaan Helsinki-päivän sosiaalisen median nostoihin ja mediatiedotteeseen.

5. Voit myös hakea tuotantorahaa tapahtumallesi viimeistään 31.3.2025
Helsinki-päivän tuotantorahan haku on käynnissä 3.3.–31.3.2025. Tuotantorahaa voi halutessaan hakea samalla sähköisellä lomakkeella tapahtuman ilmoittamisen yhteydessä. Tuotantorahaa voi hakea 100–4000 euroa yhtä tapahtumaa kohti.

Tuotantorahaa voi kohdistaa tuotantokuluihin kuten:
– infraan
– materiaalikustannuksiin
– esiintyjäpalkkioihin

Tuotantorahaa ei voi hakea tapahtuman markkinointikuluihin.

llmoittautumislomakkeella tulee määritellä toivottava tuotantorahan määrä sekä esitellä tapahtuman tuotantosuunnitelma ja kustannusrakenne. Tuotantorahaa myönnetään osaksi tapahtuman budjettia. Haettu tuotantoraha ei voi kattaa tapahtuman kuluja kokonaisuudessa.

Erilaisista helsinkiläisistä koostuva Helsinki-päivän raati päättää tuotantorahan saajat ja ilmoittaa valinnoista hakijoille 23.4. mennessä. Päätöksissä huomioidaan ohjelman monipuolisuus, tapahtumien jakautuminen kaupungin eri osiin, vastuullisuus, saavutettavuus ja uudenlaiset sisällöt. Raati määrittää myönnetyn summan. Tuotantorahaa saavien kanssa tehdään sopimukset, joiden mukaan tapahtumajärjestäjät laskuttavat Helsingin tapahtumasäätiötä.

6. Valmista!
Jokainen tapahtumajärjestäjä vastaa oman tapahtumansa tietojen ajantasaisuudesta ja tarkistamisesta. Mikäli tapahtumasi peruuntuu, olethan siitä välittömästi yhteydessä helsinkipaiva@eventshelsinki.fi.

Vastaava tuottaja: Saara Vanhala / saara.vanhala@eventshelsinki.fi, puh. 050 549 6355
Vastaava tuottaja, alueelliset kulttuurikeskukset: Sari Löytynoja / sari.loytynoja@eventshelsinki.fi, puh. 050 305 5763
Viestintäpäällikkö: Anna Mäkelä / anna.makela@eventshelsinki.fi, puh.050 581 4153

Helsingin tapahtumasäätiö pidättää itsellään oikeudet Helsinki-päivän ohjeiden ja ohjelman muutoksiin. 

Kuva: Petri Anttila